Unternehmensinterne Verhaltensregeln

der Germerott Innenausbau GmbH & Co. KG und verbundener Unternehmen

Vorwort der Geschäftsführung

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

 

unsere Kunden, Partner und Lieferanten sowie die Öffentlichkeit erwarten von unseren Unternehmen ein in jeder Hinsicht verantwortungsvolles und rechtmäßiges Handeln. Dieser Erwartungshaltung ist jeder einzelne Mitarbeiter verpflichtet. Das bedeutet für jeden von uns, dass alles Handeln jederzeit an den geltenden Rechtsnormen auszurichten ist und Gesetzesverstöße unbedingt zu vermeiden sind.

Die vorliegende Compliance-Richtlinie bietet eine Orientierung, die helfen soll, unserer Verantwortung gerecht zu werden. Sie formuliert Leitlinien und Grundsätze, die von jedem Mitarbeiter jeder Zeit zu beachten sind und so zu einem verbindlichen Maßstab für unser aller Verhalten werden.

Diese Dokumente erfüllen nur ihren Zweck, wenn jeder Einzelne bereit ist, die sich daraus ergebenden Werte zu „leben“.

Notwendige Voraussetzung dafür ist, dass wir alle uns den geltenden Rechtsrahmen vergegenwärtigen und ein sicheres Gespür für Konfliktsituationen entwickeln.

Die Compliance-Richtlinie hat nicht den Anspruch, alle Fragen, die uns in unserer täglichen Arbeit begegnen, im Detail zu beantworten.

Zuwiderhandlung können zu arbeitsrechtlichen, zivilrechtlichen oder strafrechtlichen Konsequenzen führen – und zwar unabhängig von der Funktion, die die jeweilige Person in unserem Unternehmen innehat.

Wir appellieren an alle, sich mit dem Inhalt der Compliance-Richtlinie vertraut zu machen und diese bei der täglichen Arbeit stets zu beachten.

Die in der Richtlinie niedergelegten Verhaltensforderungen sind verbindliche Bestandteile des Arbeitsvertrages für die Mitarbeiter und daher unbedingt einzuhalten. Verstöße werden mit arbeitsrechtlichen Sanktionen und ggf. Schadensersatzansprüchen geahndet.

Bitte lest und beachtet die nachfolgend aufgelisteten Richtlinien. Bei Rückfragen sprecht bitte die Geschäftsführung an.

 

Gehrden, Oktober 2017

Wolfgang Germerott

Frank Fenselau

Verbotene Verhaltensweisen im Kartellrecht

Das Kartellrecht will den unverfälschten Wettbewerb auf dem Markt schützen. Daher sind Vereinbarungen zwischen Unternehmen oder Beschlüsse von Verbänden oder abgestimmte Praktiken zu verfolgen oder zu bewirken, Wettbewerb zu verhindern, einzuschränken oder zu verfälschen, verboten. Um nicht gegen das Kartellverbot zu verstoßen, dürfen Unternehmen, insbesondere Wettbewerber, untereinander grundsätzlich keine Absprachen über ihr Wettbewerbsverhalten treffen. Dabei kann bereits der Austausch von wettbewerbssensiblen Informationen (bspw. über Preise, Preisbestandteile, preisbildende Faktoren, veräußerte Mengen und Vertriebsgebiete) einen Kartellverstoß darstellen.

Ein Verstoß gegen das Kartellverbot hat folgende Konsequenzen:

  • Jedwede Vereinbarung, die das Kartellverbot verletzt, ist nichtig und nicht durchsetzbar!
  • Unternehmen müssen mit unangekündigten behördlichen Ermittlungen durch die Europäische Kommission oder Bundeskartellamt rechnen (Durchsuchung)!
  • Gegen Unternehmen können beträchtliche Geldbußen verhängt werden!
  • Auch Mitarbeiter müssen persönlich mit hohen Bußgeldern und ggf. strafrechtlichen Sanktionen rechnen!

 

Merke dir: Kartellrechtswidriges Verhalten kann eklatante Folgen für das Unternehmen und dich persönlich haben. Über erhebliche Bußgelder und den Rufschaden für das Unternehmen hinaus, können auch gegen Mitarbeiter, die am Kartellverstoß mitgewirkt haben, persönliche Geldbußen verhängt werden. Zudem kann dies strafrechtliche Sanktionen für die betroffenen Personen nach sich ziehen! Ein Bußgeld kann dabei die Höhe von bis zu 10 % des Jahresumsatzes der Germerott Innenausbau GmbH & Co. KG erreichen und damit den Unternehmensgewinn mehrerer Jahre aufzehren!

Verbotene Verhaltensweisen, verbotene Absprachen

Das Kartellrecht verbietet jede Form der Absprache über das Angebots- und Wettbewerbsverhalten von Unternehmen. Das betrifft insbesondere Unternehmen, die im direkten Wettbewerb zueinanderstehen.

 

In der nachfolgenden, nicht abschließenden Aufzählung sind einige „Tabuthemen“ aufgeführt:  

  • Preise: Verboten ist jede Absprache über Preise, deren Bestandteile und preisliche Rahmenbedingungen. Ebenso dürfen keine Absprachen über Margen, Kalkulationsgrundlagen, Rabattabsichten oder die Weitergabe gestiegener Einkaufs- oder Rohstoffpreise getroffen werden.
  • Konditionen: Ebenso verboten sind Absprachen über Liefer- und Zahlungsbedingungen, Garantien, Gewährleistungen oder sonstige verkaufsbegleitende Services.
  • Liefergebiete: Verboten sind alle Arten der Aufteilung von Liefergebieten, Tätigkeitsregionen oder regionale „Stammkunden“. Auch konkludentes Respektieren solcher Gegebenheiten ist nicht zulässig.
  • Quotierung: Verboten sind Aufteilungen in Form von Gebiets-, Produktions- oder Ausbauquoten. Absprache über Produktionskapazitäten und deren Ausbau sind ebenso unzulässig wie Regelungen über Produktinnovationen und deren Markteinführung.
  • Ausschreibungen: Die Teilnahme an Ausschreibungen darf nicht mit dem Wettbewerber abgestimmt werden. Weder die Abstimmung, ob teilgenommen wird, noch Abstimmung über den Angebotsumfang ist zulässig.
  • Boykottverbot: Verabredungen über eventuelles Boykottieren von Lieferanten oder Abnehmern sind ebenfalls verboten. Alle in Zusammenarbeit mit Dritten betreffenden Vereinbarungen müssen unterlassen werden.

Im Einzelnen: Was jeder unbedingt beachten muss! Was du im Verhältnis zu Wettbewerbern nicht darfst:

a) Auf keinen Fall eine Vereinbarung – sei diese schriftlich oder mündlich, ausdrücklich oder stillschweigend – mit einem Wettbewerber von uns treffen, sofern es nicht eindeutig, um eine Vereinbarung im Lieferanten-/Abnehmerverhältnis geht! Dies gilt besonders für:

  • Festlegung der Preise für Produkte oder Verkaufsbedingungen; 
  • Beschränkungen der Produktion, Festlegung von Produktionsquoten oder Beschränkung des Angebotes der Produkte auf den Märkten;
  • Aufteilung des Marktes oder Bezugsquellen, entweder geografisch oder nach Kundengruppen;
  • Beschränkung der Kontrolle von Investitionen oder technischen Entwicklungen.

 

Beachte: Gerade, wenn du mit Unternehmen, das auch Wettbewerber ist, über den Bezug von Produkten verhandelst, können schnell kartellrechtssensible Themen berührt werden, auch wenn du eigentlich nicht als Wettbewerber verhandeln willst, sondern lediglich im Verhältnis Abnehmer / Lieferant stehst.

Entwickle hier ein besonderes Problembewusstsein!

  

b) Selbst dem Anschein nach allgemein gelagerte oder übergeordnete Themen darfst du auf keinen Fall mit Wettbewerbern diskutieren.

  • Aktuelle Preise, geplante Preisänderungen, Preisbestandteile oder Geschäftsstrategien, wie zum Beispiel Preise (inklusive Mindestpreise, Preisbandbreite, Einkaufspreise, Zeitpunkte und Preiserhöhungen, einzelne Preisbestandteile, Kalkulationsgrundlagen, die Weitergabe gestiegener Vorkosten, Gewährung von Rabatten und Weiterverkaufspreise);
  • Abstimmung bei Ausschreibung zu Preisen oder Konditionen;
  • Vertriebsgebiete (z. B die Aufteilung von Liefergebieten), Verteilung von Kunden (z. B. das gegenseitige „Respektieren von Stammkunden“) oder Produktlinien;
  • Verkaufsbedingungen, AGB (z. B. Absprache über den Umfang von Gewährleistungen und Garantien, Durchführung von begleitenden Services);
  • Verkaufsumsätze;
  • Produktions- oder Vertriebskosten, Gewinn oder Marge;
  • Marktanteile;
  • Produkt- oder Serviceangebote;
  • Kunden- oder Lieferantenklassifikationen;
  • Vertriebsmethoden;
  • Quoten und Kapazitäten (z. B. gebremster Ausbau der Kapazität);
  • Boykott (es ist verboten, andere Unternehmen dazu aufzurufen, mit bestimmten dritten Unternehmen nicht zusammenzuarbeiten)

 

Nimm dieses Verbot ernst und denk immer daran, dass du diese Themen mit deinem Verhandlungspartner nicht besprichst. Vermeide auch jegliche Angaben, die indirekt wettbewerbsrelevante Daten offenbaren!

Was ist zu tun, wenn du kartellrechtswidriges Verhalten eines Wettbewerbers begegnest (bspw. auf Verbandssitzungen, in persönlichen Verkaufsgesprächen, bei gesellschaftlichen Ereignissen oder bei der Arbeit über elektronische Medien)

  • Protestiere gegen unangemessene Tätigkeiten oder Gespräche!
  • Bitte darum, dass diese beendet werden, distanziere dich davon und bringe dein Standpunkt eindeutig zum Ausdruck!
  • Bestehe bei Verbandssitzungen auf der Aufnahme deines Protestes ins Protokoll und verlasse ggf. die Sitzung!

Wie verhältst du dich also richtig?

Triff unabhängige Entscheidungen über:

  • Preise und damit verbundene Themen;
  • Was und wie angeboten werden soll;
  • Kapazitäten;
  • Märkte, die bedient werden möchten;
  • Abnehmer / Lieferanten, mit denen die Germerott Innenausbau GmbH & Co. KG Geschäfte eingehen will.

  

Beachte: Die vorgenannten Verhaltensrichtlinien sollen es erleichtern, verbotene Verhaltensweisen zu erkennen und einzuschätzen. Da eine abschließende Beurteilung jedoch im Einzelfall schwierig sein kann, wende dich in Zweifelsfällen bitte an die Geschäftsleitung.

Hier gilt: Besser einmal zu viel fragen, als einmal zu wenig!

Einhaltung der Steuergesetze und Buchführungsregeln / Aufbewahrung von Akten

Jeglicher Fluss von Finanzmitteln wird durch eine korrekte und gesetzeskonforme Buchführung und Dokumentation belegt.

  • Wir nehmen und geben keine Briefumschläge
  • Wir sponsern nicht im Zusammenhang mit einem Auftrag
  • Wir nehmen keine Geschenke an, die zweideutig sein können oder einen Wert von 35,- Euro übersteigen
  • Gastfreundschaft / Einladungen: Wird zusammen mit unseren Geschäftspartnern immer erlaubt, solange es angemessen ist!

Schutz personenbezogener Daten

Der Schutz personenbezogener Daten unserer Kunden und Mitarbeiter und die Einhaltung der maßgeblichen datenschutzrechtlichen Bedingungen sind für die Germerott Innenausbau GmbH & Co. KG selbstverständlich. Alle Mitarbeiter haben deshalb darauf zu achten, dass personenbezogene Daten nur erhoben, verarbeitet und genutzt werden, soweit dies für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke zulässig ist. Personenbezogene Daten sind vor dem Zugriff und dem unrechtmäßigen Gebrauch durch Unbefugte zu schützen.

Verbot der Diskriminierung

Unsere Wertschätzung ist für alle Mitarbeiter gleich. Niemand darf wegen seiner Nationalität, seines Geschlechtes, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters, der sexuellen Orientierung oder sonstiger persönlicher Eigenschaften benachteiligt werden. Wir alle sind verpflichtet, die persönliche Würde anderer zu achten und erwarten einen sachorientierten, freundlichen und fairen Umgang mit Kollegen, Mitarbeitern und Geschäftspartnern.

Beachtung von Geschäftsgeheimnissen und Schutzrechten

Sämtliche in unserem Unternehmen erworbenen Kenntnisse und Informationen sind ein wesentlicher Bestandteil unseres geschäftlichen Erfolges und sind deshalb in besonderer Weise zu schützen. Entsprechende Informationen sind vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben sowie vor Kenntnisnahme dazu nicht befugter Personen zu schützen. Auch das geistige Eigentum sowie entsprechende Schutzrechte von Konkurrenten oder Geschäftspartnern werden anerkannt und geachtet. Bei Fragen zu Vorgaben oder erforderlichen Regelungen im Zusammenhang mit Unternehmensführungen bzw. (öffentlichen) Präsentationen können Sie sich jederzeit an die Geschäftsführung wenden.

Keine Duldung unzulässiger Absprachen und Informationspreisgaben

Es ist jederzeit und überall für die Mitarbeiter der Germerott Innenausbau GmbH & Co. KG, "Tabuthemen" im vorstehenden Sinne gegenüber Außenstehenden - also gegenüber Personen, die nicht Mitarbeiter sind - anzusprechen oder an einer solchen Diskussion teilzunehmen bzw. diese zu tolerieren. Sollte dies dennoch vorkommen, so haben die Mitarbeiter der Germerott Innenausbau GmbH & Co. KG das Gespräch direkt zu beenden und sich von diesem zu entfernen. Anschließend ist eine Meldung an die Geschäftsführung abzugeben.

Umgang mit Zweifelsfällen

In allen Zweifelsfällen ist die weitere Befassung mit einem Thema (etwa in einer Gesprächsrunde) auszusetzen und zunächst Rücksprache mit der Geschäftsführung zu halten, die qualifizierten Rechtsrat einholt. Erst nachdem die Geschäftsführung schriftlich ihre Zustimmung gegeben hat, darf die Befassung mit dem Thema fortgesetzt werden.

Meldung von Kartellverstößen

Alle Mitarbeiter der Germerott Innenausbau GmbH & Co.KG sind verpflichtet, jeden potenziellen oder drohenden Verstoß gegen die Verbote aus dieser Compliance-Richtlinie unverzüglich der Geschäftsführung zu melden.

Die Pflicht, potenzielle Verstöße zu melden, dient nicht dem Aufbau eines „Spitzelwesens" bei der Germerott Innenausbau GmbH & Co.KG. Dahinter steckt vielmehr der Gedanke, dass das Ausmaß der Schäden und Sanktionen von Kartellverstößen umso besser begrenzt werden kann, je frühzeitiger der Kartellverstoß identifiziert und abgestellt wird. Eine Meldung von Verstößen dient zudem auch dem Selbstschutz eines jeden Mitarbeiters.

 

Gehrden, Oktober 2017

Wolfgang Germerott

Frank Fenselau